在Google搜尋“如何撰寫新聞稿”，它會跳出數以千計的檢索結果。希望獲得媒體對產品的報導，那麼撰寫新聞稿是最基本的技能。
無論哪種新聞稿都包含幾個不可或缺的部分，建議按特定順序編寫。包括盡量避免用第三人稱寫作、減少使用主觀的代名詞，如「我」、「我們」、「你」、「你們」、「他」及「他們」等。應該在第一段（最好是第一句話開始）包含發布的人、事、時、地、物，事件本身涵蓋了事件、日期和位置，使記者和讀者可以一目了然。
專業的新聞稿撰寫結構可確保記者認真對待它，雖說每份新聞稿都由不同的部分組成，但當記者收到新聞稿時，他們將很自然地快速瀏覽並辨識有沒有讀者感興趣的信息。如果重要的訊息不在正確或適當的位置，新聞稿通常會被略過或刪除。
有一點是公關經常忽略的，新聞稿必須根據發布對象撰寫，發送給媒體記者、透過CISION或Merxwire發送、給部落客或自媒體，都存在著格式差異。通過商業新聞通訊社發布前，建議認識它們的發布規定以確保撰寫格式要求。
引人注目的標題
起草新聞稿時至少應具備五個必要部分，尤其標題需引人注目。就像任何書籍或文章一樣，新聞稿標題閱讀者的第一印象，因此必須確保它是你當時能寫出完美的一句話。保持簡短，但要引人注目。
PR Lass撰寫新聞稿標題的基本原則是：直接描述、包含動作、精簡且涵蓋整篇重點，去掉沒意義的形容詞。
有些時候，公司的公關想在標題把整個事情描述清楚，一口氣寫了30、40字，先想想平日瀏覽新聞時最想點擊的文章，這個標題在網頁上被截斷到只有前面10幾個字時，能吸引你點擊嗎？
發布時間與所在地
在聯繫記者之前，應該重視新聞稿的細節是否完善，記者們很忙碌，他們必須在有限時間內挑選出值得報到的新聞故事，如果新聞稿與他們正全神貫注地報導的議題無關，那麼接觸到他們的機會就很小。
建議在新聞稿內文開頭標示新聞所在的位置（發生新聞事件的地點，或公司所在地）和日期。這對地方記者尤其重要，比方一個企業在台灣某城市投資，預期將大幅提高當地的就業率與稅收，或許新聞故事上不了全國性的報導，卻與地方息息相關，獲得記者目光的機會將大大增加。新聞稿標示了這個城市，地方記者可能優先關注，而得到採訪機會。
摘要與內文
依然要記住，記者每天收到無數的商業宣傳新聞稿。講重點和簡潔是幫助閱讀者了解故事細節的關鍵。閱讀者可能優先閱讀摘要或首段，再對新聞稿的其餘部分進行了快速瀏覽。也就是說，請務必在第一段清楚地說明人事時地物或5H1W，所有核心細節都應在摘要或第一段說明，新聞稿的其餘部分應視為補充內容，第二段之後或附件可包含細節描述，豐富的資料為新聞故事增添深度和廣度。
明確的行動呼籲
網路使得注意力持續時間比歷史上的任何時代都要短暫，別忘了在新聞稿加入「行動呼籲」（Call to Action, CTA），無論你是提示讀者搜尋查找特定字詞、訪問官網、進行社群網站互動或填寫表單，請加入具有號召性的用語來把握最後的機會，讓讀者可以輕鬆多點擊，延長雙方接觸時間，做為下一個互動的起始點。例如你可以告訴讀者有興趣的話可點擊下面的產品連結、告訴讀者明天有抽獎活動或限量商品，驅使他們上網登記或到現場排隊，如果你是網路公司，你可以引導他們搜尋特定關鍵字或點擊社群網站連結。
簡介和聯絡資訊
除非你的公司知名度特別高，請務必留下簡短的介紹與聯繫方式，這有助於閱讀者聯繫和記者查核。它可能包括公司或產品的簡單介紹、成立時間與地點、業務範圍和新聞稿文末端媒體聯繫資訊。
記者總是在非常緊迫的時間壓力下作業，他們具備數秒內立即辨識新聞故事價值的能力，這意味著，即使你的新聞稿簡短而重要，但能不能在五秒內吸引記者閱讀、能否從成百上千封郵件中脫穎而出獲得刊登。沒有兩份新聞稿是相同的，但成功的新聞稿都有共同點，他們能成為下一個熱門話題的好點子！你的新聞稿，具備這個條件了嗎？
