Google 新聞稿寫法能找到上百篇教你寫新聞稿範例、格式、標題技巧，這些文章幫助初次提筆寫新聞的實習記者或實習公關踏出第一步。寫一陣子稿子，逐漸不被基本格式所困擾後，我們會在寫完後有足夠時間反覆閱讀，閱讀時發現一個狀況：好像許多名字、頭銜不斷重複，且姓名和頭銜的組合前後不一，同公司不同人撰寫修改後，老闆、主管、學長姊都有他們認定的正確寫法，新聞稿小姑娘建議在機構中訂出一套基本寫作規則，未來無論誰寫都可以很一致：
新聞稿中的人名、職稱參考規範
多年前在博客來網路書店上發現一本「中央通訊社編採手冊」，好奇之下隨手訂了，放在書櫃上好長好長日子。開始寫新聞稿、廣編稿後覺得書本內容常常派得上用場。中央社編採手冊中關於「人名、職稱」的大致原則，並加上幾個範例做參考：
一、機關團體名稱
一則新聞中第一次提到機關團體時，用全名，第二次後可以用習慣的簡稱。比如：
「行政院國家科學委員會」，第二次可寫「國科會」。
「八大工業國集團(G8)」，第二次可寫成「G8」。
這也可能有例外，「台積電」已是國人對於台灣積體電路股份有限公司的習慣說法；財經投資者都知道「台塑四寶」指：台灣塑膠工業、南亞塑膠工業、台灣化學纖維、台塑石化。早已約定成俗的習慣用語，一般新聞稿中不一定得再次提及全名。
二、國家元首
第一次提及總統、副總統時，應寫「總統ＯＯＯ」、「副總統ＯＯＯ」，第二次以後寫「Ｏ總統」、「Ｏ副總統」。
三、元首以外的職稱與身分表示
新聞中第一次提到時，應寫出職稱或身分，並用全銜全名，職銜在前、姓名在後，除了元首以外，第二次以後提到可職稱姓名，不再加頭銜。例如：
應寫「行政院長ＯＯＯ」，不寫「行政院Ｏ院長ＯＯ」、「行政院ＯＯＯ院長」、「行政院Ｏ院長」、「ＯＯＯ院長」。
台北市長ＯＯＯ，不寫「台北市Ｏ市長ＯＯ」、「台北市ＯＯＯ市長」、「台北市Ｏ市長」、「ＯＯＯ市長」、
由上述寫法類推，以後寫新聞稿提到公司老闆、機構負責人時以上述規範套用就可以順利完成了。公關也不再會把「PR Lass創辦人小姑娘」寫成「PR Lass小創辦人姑娘」啦。
職銜姓名寫法小秘訣：選個外國名字先行套用，就不會出錯。「蘋果電腦執行長Timothy Cook」念起來很順口，正常狀況下不會唸成「蘋果電腦Cook執行長Timothy」。正確寫法：「蘋果電腦執行長提姆‧庫克」
四、多重身分
某人可能有兩種身分，當總統兼任黨主席：
提到國家事務時，第一次應寫「總統ＯＯＯ」，第二次寫「Ｏ總統」。
以黨主席身分發表談話或受訪，第一次提到寫「黨主席ＯＯＯ」，第二次以後寫「ＯＯＯ」，不用總統、副總統稱謂。
五、泛稱、別名
在中華民國，閣揆指行政院長，第一次提到行政院長應寫「行政院長ＯＯＯ」，第二次後可直稱姓名。新聞標題為以精簡的字句表達，可使用「Ｏ揆」，但內文不宜使用。「黨魁」指黨主席，新聞中第一次提到某政黨的黨主席應寫「中國國民黨主席ＯＯＯ」、「民主進步黨黨主席ＯＯＯ」，第二次後寫全名；無論標題或內文都不宜使用「Ｏ揆」，因為這可能造成讀者混淆以為新聞指的是行政院長。
政治上常以「閣揆」一詞泛指行政院長、總理、首相、第一大臣等國家或地區行政首長。此用法來自中國古代將宰相別稱為「首揆」，明代也將內閣首輔稱為「首揆」。
六、先生/小姐/女士
已有職稱或已清楚表明身分的姓名後面，不加「先生」、「小姐」、「女士」…等。諾貝爾化學獎得主古迪納夫、惠廷翰與吉野彰，不寫諾貝爾獎得主古迪納夫先生。
七、第一夫人
寫法可為「行政院長ＯＯＯ的夫人ＯＯＯ」，不寫「行政院長ＯＯＯ夫人」。
八、外國譯名
外國人士、機關、機構、媒體等名稱，第一次提及時先寫中文譯名，譯名後以括弧（）註明原名稱。中央社編採手冊中要求記者要嚴格遵守舍內的譯名檔用法，私人機構也應有公司內共同的譯名規定，避免各種文件或新聞稿內容不一致。
九、地名
中央社編採手冊中的規範：
（一）提到某「省」、「縣」、「市」，第一次應寫全名，例如「福建省」、「台北市」、「宜蘭縣」。
（二）中國大陸地名，除院轄市外，第一次提到時，應寫出省份，如「山東曲阜縣」、「江西景德鎮」。
（三）外國地名，第一次提到時，應寫出國名；美國的地名應寫出州名。
以上內容，小姑娘認為各機構可以根據需要進行規範，但規則應該符合記者專業的思考邏輯。例如：為什麼寫大陸地名是省＋縣市，寫瑞士地名要寫瑞士＋城市？大中華區的讀者都知道山東在中國大陸、但不一定知道巴爾賽(Basel)位於瑞士、比利時或德國。
一樣的規則到了不同的國家這規則也要跟著變，機構公關可依據實際需求去制定，讓撰寫公司文件內容規則不因人而異吧！
遵循原則外：安插點擊誘餌
不管當公關、記者、作家、部落客或者網紅，這些角色的工作內容雖不一樣，最終目的一樣：讓人看見作品。很遵守嚴格紀律，可以型塑專業形象，不需承受那些「小時不讀書，長大當記者」類型的酸言酸語，但小姑娘建議還是要重視一個問題：作品能不能被點閱。希望標題吸引點擊，但這個內容真的無趣乏味時，還是得有取捨，你必須創造個誘導讀者點擊下去的誘餌。
遵循一些規則對新聞稿或新聞報導的專業性有所幫助，可是也別太制式化，你在商業機構工作，不是在專制國家的官派媒體，不誇大渲染和製造謊言前提下，選擇一個有趣的標題吸引讀者，比規規矩矩寫一篇平淡無奇的文章，老闆看到會開心，獲得後續報導和讀者點閱的機會將大大提升。
