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新聞稿發送流程5W1H:掌握內容、時機,享受發布成功率

PR Lass 小姑娘用 5W1H 來為大家介紹發送新聞稿應注意和了解的先行準備,提高新聞稿發送成功機率

撰寫新聞稿時,除了解新聞稿內容的 5W1H,認識發稿流程的 5W1H 更為重要。

Malcolm Forbes:「到達終點很棒,但過程總是最有樂趣的部份」

天啊!這條名言到了被老闆逼著要上新聞時變得不怎麼適用 ~ 身為一名行銷公關如果無法順利把新聞稿「投放」給媒體並被採納「刊登」,新聞稿內容寫得再精美也無濟於事,身為一個公關一定會發現有些同業或同事新聞稿寫的普通普通,但稿件被採納機會總是特別高,每次透過他們發送的稿件等於被報導的保證,心中整個肅然起敬羨慕不已啊!

5W1H 幾乎是所有人學寫新聞稿必學第一課,小姑娘以 5H1W 為標題歸納發送新聞稿應注意及了解的細節:

1. Why – 為何寫這篇新聞稿

以民眾的觀點看新聞多認為新聞是表述事件本身,從紙媒、廣播、電視媒體到網路媒體,新聞觸及民眾的程度越來越廣,如今公關手法也成為行銷廣告手法之一,新聞不僅能開創曝光度、提升知名度,在網路世界中更能促進關鍵字搜尋量和排名 (SEO, 搜尋引擎最佳化)。寫新聞稿前必須先定位這篇稿的撰寫原因,不管是陳訴單位某事件、商品宣傳、事件行銷或澄清市場傳言等目的,圍繞著目的去寫,在有限字數下完整清楚地傳達給收稿人、有效發揮新聞稿價值。

2. Who – 為誰而寫

先前在〈新聞(稿)撰寫與發佈技巧:一篇多寫的7個好處〉提過寫新聞稿時必須思考這篇文章是為哪些類型讀者而寫的,比如發送一篇公司營收創新高或即將 IPO 的新聞稿給經濟日報或蘋果日報,就須站在不同立場和角度下筆,可以緊抓讀者需求的內容被記者採納的機會自然高。

3. What – 甚麼事件、放甚麼內容

發送的內容除了對公司機構本身有利,也要考慮到甚麼內容讓讀者有興趣,幫讀者獲得需要的資訊。透過書面資料、採訪、網路搜尋等方式盡可能收集各種當時流行有趣的資訊,把這篇新聞稿發揮得更好,與時事相關容易被媒體延伸報導,在新聞網站上相關新聞也容易跟隨某些新聞被推薦曝光。

4. When – 發新聞稿時機

除非您的機構、商品或活動是眾人注目眾所期待的事件 (iPhone 新款手機的發表時間大家永遠想知道;Chanel 的新裝發表永遠是時尚界關注的話題),不然請了解發稿時間重要性:太早發布沒法和活動串聯 – 一家默默無名的公司提早一星期告訴記者一個普通商品的發表會,記者們很快將遺忘它的存在;太晚發布活動都已結束,網友看到網路上的新聞即使有興趣也只能遺憾嘆息。建議新聞稿附上發稿時間和建議發布時間,讓媒體記者有個參考的依據,這時間如果能搭配公司的宣傳活動更能完美引爆。

 

更高超的公關人員也會緊盯時事,審慎計劃發送新聞稿的時機,讓媒體能配合發布,創造更大的商業價值。

5. Where – 發給哪些媒體

依照曝光需求與內容屬性,將新聞稿投遞給適合的媒體,某品牌化妝品新品上市,可以發給美妝保養領域的網路媒體;發布會上邀來某個藝人剛好有感情八卦,順道改寫成 XXX 藝人戀情曝光後首度登台;化妝品的國際性展覽則以來自幾千公里外的台灣首次登台為題材發送給當地媒體。

 

但是在實務上,一些知名度不是很高的機構或是絕不可以失誤的活動,可以搭配專門發稿的公關公司協助,一部份自己發一部份委外,提升被報導的機率,對公關工作而言,有甚麼事情比向老闆向客戶交代曝光量還重要嗎?

6. How – 如何強化新聞稿效力

我們都得面對一個現實 – 大部分新聞稿寄出後將石沉大海。發送出去的這篇稿子是沉沒的小船、稱霸海上的航空母艦除運氣成分外,也得有一連串的好規劃搭配映襯,或許可以與 Blogger、Youtuber 們配合,預先採買好部份業配新聞推波助瀾,有網路行銷團隊在網路上搖旗吶喊,也有用一些出乎意料的活動帶動談論議題。

 

如何善用「組合」的技巧緊繫著成就一個公司、一個機構的正向曝光。總之,一個成功的報導不會只是把平凡無奇的東西寫成一篇新聞稿給媒體就草草了事,更多的事件組合能提高活動的成功率,被消費者或媒體看到。

撰寫新聞稿之前,想好上述六個 W、H 好好增加這篇新聞稿的價值及威力,別小看這個流程,它可能使你的新聞稿從 No news 變成 Nice news!

  1. 這篇新聞稿要達成的目標
  2. 寫給誰看
  3. 放甚麼內容讓事件吸引人
  4. 掌握發稿時機
  5. 發給適合的媒體
  6. 規劃配套計畫

每個人心裏都有一個渴望到矚目的聲音隱隱約約猶豫著不敢聲張。突然間,屬於它的機會出現了,有趣的、驚喜的,這似乎是個從未出現過的好消息!你不該刻意忽略掉這個得來不易的機會,拉出鍵盤將觀察到的趣味脈動敲打出來,按下郵件下方submit紐,向記者說出「請報導!」

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