正準備動手寫新聞稿到資深公關都知道新聞報導大多以倒金字塔式的架構方式呈現，規則用簡單的白話文解釋：從重要寫到不重要。到了真正下筆時，卻又腦筋一片空白不知從何寫起，下面幾個大方向供撰寫新聞稿的你作為依循。
1. 重要性高到低
撰寫新聞稿的順序原則與內容重要性息息相關，應該要按照重要性遞減的順序安排段落，可以方便媒體編輯依版面大小的需求「由下而上」刪減篇幅。如果您撰寫的是付費新聞或新聞稿，原文刊登於網路媒體時，更顯重要：
- 記者或讀者看到吸引人的內容才會繼續看下去。
- Google 等搜尋引擎的權重判定，標題、文章較前面的段落、內文大標題，是搜尋引擎爬文的重點。
- 重要的關鍵字擺越前面，越容易被搜尋引擎認為是重要的字詞。
2. 撰寫簡要的「導言」
撰寫一段含括5H1W要素的導言，或者在導言中提到重要的人、事、時、地、物作為該新聞報導的主旨，好讓讀者一看就知道發生什麼事情。不同網路媒體有不同的新聞呈現格式，有些媒體會有獨立的導言區塊，有些媒體報導把導言放在第一段。總之從第二段開始提供一些用於補強導言的內容，通常如前一點所說的，由重到輕循序寫下去。
3. 設定好「背景」
20世紀的軍中情人、部落格時代的3C達人、影音界的知識性Youtuber、FB上的美妝女神…都是劇情環境的「背景」設定。所有事件都要有一個背景環境，讀者觀眾更能融入其中。專門寫給媒體記者的新聞稿建議寫入機構、活動等的背景資料。常撰寫的背景可能有：
- 事件背景：幫助讀者更了解事件的來龍去脈
- 資訊背景：可以幫助記者描述事件或解釋一些技術或知識性問題，例如：空難事件中引擎故障的原因、貿易戰爭中匯率與稅率造成的影響。
4. 加入「引語」
這裡指的引語指「引用自某人的言論」，例如百萬訂閱Youtuber王小明表示「PR小姑娘人善心也美！」，更多引語在每天新聞中不斷地出現，比如：
2019/2/22 經濟日報〈貨櫃星巴克成地標 台開花蓮新天堂樂園春節來客破50萬〉：董事長邱復生指出，蘇花改預計2020年1月10日全線通車，將大幅帶動區域發展
2019/2/22 Nownews〈華為董事長梁華：不會為中國政府在設備上「開後門」〉：梁華21日在多倫多（Toronto）向記者表示，「我們不會執行這種（安裝後門程序）請求，因為它不合法。」
除非引語是該則新聞中的重要關鍵，一般引語的建議使用時機放在導言和重要的背景資訊之後，也可分散在各段落中，這樣可以藉由引語讓新聞中的人物、採訪者與讀者觀眾間有種對談的感覺。另一個重要功能：讓老闆或主管對這篇有提到自己名字的新聞有種莫名的情感。
5. 使用「過渡語」
使用能順利把讀者的閱讀帶到下一個階段或段落的引言，多用在一個新段落的開頭，促使讀者閱讀完全文。常見過渡語：
- 序數詞：第一、首先、起初、最後
- 時間詞：昨日上午、上午十點、3小時候
- 其他：然而、因此、除此之外、以下、上述
6. 避免「個人觀點」、「社論化」
寫新聞稿不該寫成社論，應該確實地將曾發生或即將發生的事件或活動描述給記者，而不應該加入個人見解，除非你的名字能在這篇新聞稿中佔有重要的地位，例如：比爾蓋茲的見解、某水果手機的執行長、具有影響力的超級巨星…。若想反映對事件的意見與情緒，也可以用「引語」方式呈現，避免把整篇新聞稿(或新聞報導)社論化。
7. 別少了「結語」
每一段新聞中持續給予讀者新資訊，將有助閱讀者讀完整篇內容。寫作寫到最末段，不要有頭無尾的突然終止，該篇報導結束了，但事件的發展通常還在進行中或者有後續發展。因此寫作者應該把這篇新聞(稿)寫出一個完美的結尾，即使只是放上網址也比突然少了一段來得強。不知道怎麼結尾時，可以這麼做：
- 使用引語
- 放上相關網址或聯絡資訊，方便讀者查詢
- 行動呼籲(Call to action)，給讀者參考接下來能做的事
重點摘要：
- 從重點開始寫。
- 簡單扼要的導言或第一段。
- 描述事件背景。
- 可以加入引語。
- 使用過渡語。
- 不建議用個人觀點寫作。
- 適當的結語做結尾。
妳的文章內容很實用，謝謝