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身為媒體公關,從新聞稿撰寫到發布,該做哪些事情?

身為機構中負責媒體公關及行銷曝光重責大人的人員在執行新聞稿發布工作的前後別遺漏了以下流程

在這個資訊爆炸的時代,一個機構要發布訊息少不了官方網站、Facebook和Twitter等社群網站,其中最好的差異化方式之一想必由新聞媒體拿下第一名。

大多數有點規模的機構中都被至一至多名公關或行銷專業人員,由他們負責同酬媒體和市場關係。身為機構中負責媒體公關及行銷曝光重責大人的人員在執行新聞稿發布工作的前後別遺漏了以下流程。

1. 發展新聞題材

無論你待在哪,每天都有新的事情不斷發生,機構中可能偶爾有一些活動、值得慶賀、獲獎獲通過認證、新發明、有趣的產品、知名人物來訪…等具有特色的資訊希望被廣為週知!隨時隨地收集這些訊息,好好歸納分類,在某一天某個訊息具備了提起民眾興趣的點,就派得上用場了。

2. 將收集的材料寫成新聞稿

將有趣的資料按照正確的新聞稿寫法,根據要發布的媒體的特性,寫成一到數篇新聞稿。

至於內容的豐富度和完整性,別用機構本身的角度去看,應該站在媒體的角度去思考該如何寫。假設是智慧型手機公司,如果是iPhone新機要發布,這是全球矚目的事件,公關可能發個邀請函上面有日期和地點,媒體們就會開始大肆研究推敲,新聞報導如湧泉般源源不絕;如果你只是個小廠商或非主流品牌,給的資訊一定要夠齊全豐富,別讓媒體記者還要花時間去研究(他們想發就不錯了,別奢望他們會認真的研究你的產品)。

 

iPhone一張邀請函就能寫一篇和所有媒體瘋狂報導:http://3c.ltn.com.tw/news/34485

Motorola某款手機的新聞稿:https://ccc.technews.tw/2018/06/11/motorola-moto-g6-plus-and-moto-g6/

 

前者從每個細節猜測分析,後者可能記者稍微修改就貼上去發了(可能還有更多媒體沒報導這事件),Motorola都只有這種待遇,一個名不見經傳的小公司怎能不更用心撰寫!

3. 內部審查

如果你的位置是具有決策權的高階主管,你將站在機構的角度檢視新聞稿內容;如果你上面還有主管,應該把新聞稿寫好後給負責主管審查,通過後再進行發布。這個階段許多行銷人員將遇到一個頭痛的問題,主管或老闆對內容好壞、文字修辭沒有太大意見,可是他們要求寫入更多東西,甚至連這支手機的某個IC從哪個地方來的、安兔兔跑幾分比前一代還要多了1234分都要寫上去…最終這篇新聞稿成了公司歷史故事或老闆自傳,而且還可能超過收稿時間。

新聞稿字數要多少字呢?這篇有新聞稿小姑娘的看法〈新聞稿字數要多少?追求曝光成效比寫好寫滿更重要

4. 發送新聞稿

依據新聞稿發給相關的電視、平面、廣播、網路等媒體,不只要發對媒體,還要發對部門、發給正確對象!這很重要!把「南部爆發登革熱病例」發給國際線記者;公司取得「積層陶瓷電容(MLCC)」技術專利發給認識的時尚線記者,時尚記者認識你和CoCo,但保證不認識MLCC。

5. 擔任公司與媒體間的聯絡人

發出後,記者收到有趣的新聞稿想要報導時,大多會和你聯絡。因此,在新聞稿中留下正確詳實的聯繫方式非常重要,並保持通聯方式24小時暢通,千萬別因為記者找不到人而使得努力前功盡棄,難得的採訪機會石沉大海就要哭哭了!

聯絡人不該只是「聯絡人」,新聞有即時性和適時性,過了效期跟空氣一樣令人無感,負責新聞稿的聯絡人應該對於整件事件非常熟悉,可以在第一時間回應記者的諮詢甚至協助安排採訪。

6. 追蹤報導露出

發出後,記者收到有趣的新聞稿想要報導時,大多會和你聯絡。因此,在新聞稿中留下正確詳實的聯繫方式非常重要,並保持通聯方式24小時暢通,千萬別因為記者找不到人而使得努力前功盡棄,難得的採訪機會石沉大海就要哭哭了!

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7. 快速產出報導成果

報導露出後,負責的公關人員應該在第一時間把露出報導通知部門相關同仁和部門主管(或老闆),以便機構下達決策或對公司內部發布。取得報導成果的方式很多種,最常使用的方式:

 

  • 請記者或媒體提供:如果記者第一時間提供,你將獲得第一手資訊,但記者有可能沒時間提供或者在他空閒時才提供,如此的話可能喪失第一時間看到報導的機會。
  • 負責的公關公司提供:付費新聞一定會收到露出網址,但您需要與他們溝通,在第一時間取得。
  • 訂購媒體成效追蹤公司服務:如果常常發布新聞或新聞稿,委外給媒體成效追蹤公司是不錯的選擇,將收到完整的報表數據可減輕公司人力和時間負擔。有些追蹤公司甚至可查詢即時的媒體露出資訊。
  • 自己上Google搜尋關鍵字:現今Google幾乎在第一時間收錄知名媒體的新聞,Google得勤勞,重點媒體都能蒐尋得到。

 

8. 公司內部宣傳

媒體報導出來後,報導內容最好也讓機構裡的成員看到,正面的報導內容可以激勵公司員工,他們在外也代表著公司,他們各個都是公司的小公關。通知之前,你應該經過上級指示或獲得主管同意再進行。新聞報導在各部門可以作為:

 

  • 老闆或高階主管 – 企業合作或應酬茶餘飯後的議題。
  • 業務部 – 作為商品銷售的輔助資料。
  • 財務部 – 年終財報或投資計劃輔助資料。
  • 行銷部 – 品牌形象和行銷宣傳使用。

新聞稿必留資訊:

  1. 新聞稿發布時間、有效期間。
  2. 媒體聯絡人姓名、公司電話、行動電話、E-mail,甚至LINE等通訊方式。
  3. 公司名稱等詳細資料或簡介。
  4. 活動時間、地點等資訊。
  5. 除非必要,新聞稿文字內容別用圖檔!

每個人心裏都有一個渴望到矚目的聲音隱隱約約猶豫著不敢聲張。突然間,屬於它的機會出現了,有趣的、驚喜的,這似乎是個從未出現過的好消息!你不該刻意忽略掉這個得來不易的機會,拉出鍵盤將觀察到的趣味脈動敲打出來,按下郵件下方submit紐,向記者說出「請報導!」

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